De plus en plus performants, les logiciels de caisse et leurs solutions de gestion intégrale répondent aujourd’hui à la large palette des besoins des coiffeurs. Mais comment choisir le plus adapté parmi l’offre existante ? Biblond vous dit tout.

Si certains d’entre vous semblent réticents à l’idée d’utiliser l’informatique comme outil de travail, beaucoup ont aujourd’hui bien compris que les caisses « intelligentes » sont devenues un allié incontournable de la profession. En effet, les logiciels de gestion spécialisés remplissent deux grandes fonctions. Tout d’abord marketing avec des bases de données telles que le fichier client, les fiches techniques et produits ou l’état des stocks, mais aussi comptable avec une gestion des ventes et des achats en temps réel et, bien sûr, les encaissements. Vous pouvez également utiliser votre caisse intelligente pour les prises de rendez-vous, les cartes de fidélité, les envois de mails, de sms… Elles permettent aussi d’enregistrer la fréquence des visites de vos clients, les prestations effectuées et d’adapter ainsi les offres à la clientèle. C’est un outil marketing complet et presque indispensable à tout salon. Pour Dominique Charles, directeur associé de la société Hair Net : « Les logiciels de caisse sont le point central de la bonne gestion d’un salon ! Jusqu’ici ils avaient un rôle limité : facturation, encaissement, fiches techniques et statistiques salons. Mais aujourd’hui ce sont également des leviers considérables pour augmenter la fréquence de passage des clients et pour en recruter de nouveaux. »

Comment choisir son logiciel de caisse ?

« Aujourd’hui, chaque chef d’entreprise de la coiffure a des besoins différents, en fonction de la taille du salon, de son emplacement, du management mis en place », précise Morgane Brosset, directrice marketing du groupe Ikosoft. Un logiciel de caisse regroupe un ensemble d’outils intégrés, précieux pour tout chef d’entreprise qui souhaite analyser et optimiser son activité. Pour le choisir, il est important de bien définir au préalable vos besoins spécifiques et le budget que vous souhaitez lui allouer. Certains souhaitent un logiciel aux multiples fonctionnalités, d’autres veulent aller à l’essentiel. Quelques-uns veulent pouvoir travailler sur le Web, mais pas tous. Il y a ceux qui préfèrent travailler sur PC et ceux qui préfèrent Apple, ceux qui sont engagés dans les nouvelles technologies et le marketing et ceux qui préfèrent prendre leurs rendez-vous sur un carnet et ne sont pas sur les réseaux sociaux… Mais quel que soit votre choix, votre logiciel de caisse devra au 1^er janvier 2018 s’accorder avec la nouvelle législation.

« Les chefs d’entreprises recherchent une solution simple, fiable et sécurisée. En 2018, les éditeurs logiciels de caisse devront soit attester qu’ils respectent la loi, soit faire appel à un organisme d’audit et de certification », ajoute Dominique Charles. Pour Morgane Brosset : « Les logiciels de gestion permettent d’être conforme à la législation, les éditeurs fournissent régulièrement des mises à jour, ce qui vous garantit d’être conforme aux nouvelles normes entrées en vigueur. Attention aux éditeurs qui ne sont pas conformes aux normes ! »

Pour faire votre choix 

Classement par ordre alphabétique, à vous de faire votre choix. Liste non exhaustive

Généralement les logiciels de caisse proposent une assistance dédiée mais aussi une version d’évaluation gratuite qui peut vous permettre de faire le bon choix. Ils sont accessibles soit sous forme d’abonnement soit en licence à l’achat. Mais attention, au 1^er janvier 2018, votre logiciel de caisse devra être conforme aux exigences de l’article 88b de la loi de finance 2016 (voir article suivant).

• Fiducial Média Coif , logiciel de gestion dédié à l’activité commerciale et marketing des salons de coiffure proposant : gestion du fichier clients, facturation, personnalisation des services, saisie des dépenses et recettes courantes, accueil et suivi personnalisé des clients, historique, planning, gestion des pauses et des présences des collaborateurs, analyse des temps de travail, gestion des stocks, suivi de l’activité du salon avec des tableaux de bord, analyses et statistiques, contrôle du salon, pilotage de la caisse à distance, campagnes de communication ciblées.
• FlexyBeauty, encaissement, export des données comptables, réservation et vente en ligne, application mobile, carte de fidélité, boutique en ligne…
• Hair Net, logiciel de caisse pour facturer sur mesure, encaisser en multi-règlements, proposer des cartes cadeau, gérer les remises et les stocks, manager les équipes avec édition de planning, CA par personne, gestion des absences et des congés, définition d’objectifs, facilité d’accès sur plusieurs appareils et différents supports, édition de tableaux de bord, fichier clients complet, prise de rendez-vous, campagne marketing par sms et email, fidélisation des clients. 
• Shortcuts : logiciel de gestion pour gérer la caisse, l’agenda, les stocks du salon. Ses plus : sa simplicité d’utilisation, son fonctionnement tactile et ses fonctions managériales.

• Ikosoft propose Merlin, logiciel ultracomplet de gestion des salons de coiffure pour gérer la caisse, constituer un fichier clients, organiser le planning des collaborateurs, élaborer des challenges pour dynamiser les équipes, fidéliser les clients et communiquer auprès d’eux, gérer les stocks et les rendez-vous, analyser l’activité, surveiller les indicateurs clés et contrôler le salon. 
• LS Coiffure propose une solution « tout en un » en version ordi ou mobile pour la gestion du salon de coiffure : gestion de caisse, planning, gestion des stocks, clients, statistiques, comptabilité, marketing…
• Noa logiciel de caisse pour la gestion générale du salon avec une caisse tactile, fiches clients, agenda hebdo pour organiser les prestations et visualiser les rendez-vous de l’équipe, gestion de la clientèle avec historique, fréquence et comportement d’achat, personnalisation du logiciel, édition de statistiques…

• Wavy : application mobile complète pour encaisser, réserver en ligne, fidéliser, augmenter la fiche moyenne, conquérir de nouveaux clients, relancer…

Bon à savoir

• Le seul organisme d’audit existant aujourd’hui est l’Afnor (Association française de normalisation), qui a établi la norme NF 525.

• Les règles édictées par la norme NF 525 permettent de justifier auprès de l’administration la fiabilité des données enregistrées et leur intégrité par un système d’encaissement sécurisé et certifié. Pour chaque catégorie, les systèmes devront satisfaire aux exigences contenues dans les règles de certification NF 525.