Biblond, pour les coiffeurs ! 
Souvent mal préparée, l’intégration d’un nouveau salarié est une étape à part entière du recrutement. Elle permet au nouvel arrivant de prendre ses fonctions dans les meilleures conditions. Quelles sont les étapes à ne pas oublier ? Éléments de réponse.
Vous avez trouvé la perle rare, tant mieux ! Il ne vous reste plus qu’à l’intégrer. Une étape importante à ne surtout pas négliger.
Voici les trois étapes recommandées pour réussir haut la main votre mission d’intégration.
1. LA PRÉPARATION
L’INTÉGRATION ADMINISTRATIVE ET RH
Si vous en avez la possibilité, il est conseillé de désigner un collaborateur « responsable » de l’intégration d’un nouveau venu (comme un parrain d’intégration) qui donnera l’ensemble des informations, des outils, des procédures, des documentations nécessaires à l’exécution de l’emploi. Mais aussi tout le matériel mis à la disposition des salariés. Pensez à créer un cahier d’accueil expliquant étapes par étapes les différentes procédures du logiciel de caisse (encaisser, prendre un rendez-vous, faire une revente). Car, soyons objectif, rien n’est plus désagréable que d’être dérangé ou de déranger quinze fois dans la journée pour réexpliquer le bon fonctionnement du logiciel. Et je ne vous parle même pas des erreurs de caisse en fin de journée.
N’oubliez pas l’affectation du collaborateur à l’applicatif interne à travers les mots de passe et identifiants du logiciel de caisse. Autre détail pratique ? La tenue vestimentaire si besoin : teeshirt, maillot, blouse…
Côté papiers ? La préparation et la validation de certaines formalités sont obligatoires : la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), la rédaction du contrat de travail, le registre unique du personnel, la demande de rendez-vous pour la visite médicale d’information et de prévention à faire dans un délai qui ne doit pas excéder trois mois à compter de la prise effective du poste de travail (sauf exceptions pour les postes à risques, les travailleurs mineurs et les travailleurs sur les postes de nuit, à faire avant l’embauche), la préparation du dossier du personnel, la documentation relative à la mutuelle et la prévoyance…
L’INTÉGRATION MANAGÉRIALE
Pensez à établir le parcours d’intégration. Cela passe par trois aspects à déterminer :
– Le poste à occuper lors de l’intégration (bac, coupe, technique…) : il est bon de préciser les objectifs que devra réaliser le collaborateur et le niveau de résultat qu’il devra atteindre. Les objectifs sont variés et pas forcément liés au chiffre d’affaires. Cela passe aussi par la découverte et l’assimilation de la gamme de produits revente, la technique, la découverte de la marque, des mots clés… Le nombre des actions à couvrir et leur niveau d’exigence à atteindre iront en augmentant depuis le jour d’entrée jusqu’à la fin de la période d’essai.
– La validation et l’évaluation du parcours : il est très important de définir des entretiens réguliers avec le collaborateur (entretiens intermédiaires et de bilan) afin de vérifier le bon déroulement de son parcours, et d’apporter les compléments d’explication nécessaires. Prenez conscience qu’en période d’essai une rupture sur quatre se fait à la demande du salarié. Les causes ? La mauvaise intégration et le mal-être dans l’entreprise.
– Les personnes en soutien : il s’agit d’un parrain ou d’une marraine qui aura la charge d’accompagner le nouveau collègue.
LE PARCOURS DE FORMATION
Les formations d’intégration (connaissance des produits, de la gamme technique…) doivent avoir été définies préalablement afin d’éviter de le faire en urgence lors des premiers pas du collaborateur dans l’entreprise, voire d’être amené à les réaliser bien trop tard. Il est impératif de créer un timing avec des étapes bien définies.
De plus, il faudra prévoir de lui dispenser les formations à l’aide de mini-trainings si vous avez des techniques où des process qui vous sont propres et qui vous identifient : accueil, méthode de coupe, techniques de massage, applications des soins…
2. L’ARRIVÉE DU COLLABORATEUR
Recevoir le collaborateur avant tout contact avec l’équipe ou d’autres responsables. C’est à ce moment qu’il est souhaitable de lui transmettre son livret d’accueil et d’identifier son parrain. Après, et seulement après, vous pouvez annoncer l’arrivée du nouveau coiffeur aux autres salariés de l’entreprise : un petit apéro de rencontre la veille où un petit déjeuner le jour de l’intégration peut permettre de casser la glace. Il est également important de faire avec lui un tour de du salon afin que le nouveau coiffeur puisse prendre ses marques, son poste de travail et toutes les zones du salon. Il est important d’aborder des points pratiques concernant sa vie dans l’entreprise : pauses, planning, vacances, périodes de fermetures, badge…
3. LA PÉRIODE D’ESSAI
L’encadrement de proximité par l’employeur ou la personne en charge de l’intégration joue un rôle prépondérant tout au long du parcours d’intégration. En tant que responsable, il est important d’apporter tous les moyens nécessaires au bon déroulement du parcours et assurer la liaison avec la direction pour contribuer à l’intégration du collaborateur. Soyez aussi attentif aux comportements du collaborateur et apportez de la formation : organiser le niveau de pratique nécessaire pour approfondir les compétences acquises, ou transmettre son savoir-faire opérationnel et ses connaissances pendant l’étape de formation.
Pour résumer, intégrer un collaborateur demande de construire un véritable parcours qui s’étale sur plusieurs semaines, même durant toute la période d’essais et au-delà. La qualité du plan d’intégration mis en place joue un rôle majeur dans le bon déroulement de la période d’essai du nouveau collaborateur. Il sera aussi bénéfique à l’entreprise qu’au nouvel arrivant qui, guidé et rassuré, pourra répondre aux exigences de son nouveau poste de façon autonome et efficace.
LE LIVRET D’ACCUEIL
Le livret d’accueil est un guide rassemblant les principales informations administratives propres à l’entreprise. Il permet au collaborateur :
– de connaître l’entreprise en termes d’organisation (organigramme), histoire et règles de vie
– de trouver les informations pratiques sur son environnement administratif (coordonnées du comptable, du service RH, adresses mail pour envoyer ses documents)
– de se repérer dans le vocabulaire du salon
Le livret d’accueil doit être le plus général possible et disposer d’un espace propre au service dans lequel le collaborateur va entrer. Il peut se présenter sous différentes formes dont l’objectif est de constituer un véritable dossier complet de ce que le nouvel arrivant doit savoir, renforçant l’aspect « préparé » de l’accueil.
Voici un exemple de sommaire :
– Présentation de l’entreprise (historique, organigramme, valeurs, etc.)
– Explicatifs du logiciel de caisse
– Présentation des gammes de produits et de la colorimétrie utilisée
– Vie professionnelle (contrat de travail, horaires de travail, décompte horaire, congés payés, congé d’ancienneté, congés exceptionnels pour événements familiaux, visites médicales, entretien annuel d’évaluation, etc.)
– Rémunération, avantages et remboursement des frais (acompte sur salaire, bulletin de salaire, frais de déplacement, mutuelle, participation, prévoyance, prime de vacances, tickets-restaurant, etc.)
– Arrêt de travail, accident du travail ou de trajet : qui informer et dans quels délais…
– Règles de vie (badge, charte informatique, tenue vestimentaire, etc.)
– Sécurité au travail (consignes de sécurité et évacuation incendie, document unique d’évaluation des risques professionnels)
– Coordonnées importantes (direction, inspecteur du travail, médecin du travail, secours d’urgence)
– Annexes (règlement intérieur, charte informatique, livret de sécurité, formulaire de demande de congés, etc.)
POUR RAPPEL
1 – La période d’essai d’un collaborateur est de 2 mois renouvelable 1 mois, cette période s’entend par période travaillée, tout arrêt reporte d’autant la fin de la période d’essai.
2 – La période d’essai d’un apprenti est de 45 jours de présence dans le salon (si par exemple un apprenti est 3 jours en salons et 2 jours à l’école, la période d’essai sera de 45/3 = 15 semaines.
3 – Pour les CDD, la période d’essai sera d’un jour par semaine de contrat, dans la limite de 2 semaines pour les contrats inférieurs ou égaux à 6 mois, et 1 mois pour les contrats de plus de 6 mois.
