Biblond, pour les coiffeurs ! 
Tous les chefs d’entreprise sont concernés par cette question simple. Et si la tentation est très forte de déduire le maximum de charges, il faut impérativement respecter des conditions de forme et de fond.
#01 – PRINCIPE GÉNÉRAL DE DÉDUCTIBILITÉ
Pour être déduites du résultat, les dépenses doivent d’une manière générale, répondre aux conditions suivantes :
1. être exposées dans l’intérêt direct de l’entreprise dans le cadre de sa gestion normale,
2. correspondre à une charge effective et être appuyées de pièces justificatives (factures…),
3. être rattachées aux charges de l’exercice comptable au cours duquel elles ont été engagées.
#02 – RESPECT DU PRIX DE VENTE MINIMUM OU D’UN TAUX DE MARGE
Les achats de produits sont déductibles à condition qu’ils soient revendus en l’état ou incorporés aux prestations facturées. Ainsi, l’utilisation de produits pour un usage personnel n’est pas déductible. L’administration est vigilante sur les taux de marge afin de vérifier le rapport entre les achats et le chiffre d’affaires (CA). Mais l’usage de produits pour préparer des concours, bien que ne participant pas directement au CA, est néanmoins déductible car ces derniers concourent à la formation du personnel ou à la notoriété de l’entreprise.
#03 – INTÉRÊT DE L’EXPLOITATION ET GESTION NORMALE
Les charges déduites doivent être justifiées, en rapport avec l’activité de l’entreprise, et présenter un intérêt professionnel sans être d’un montant excessif.
Par exemple :
– Seuls les vêtements spécifiques (blouses, tenues siglées, uniformes…) sont déductibles et non des vêtements banalisés.
– Les journaux et abonnements sont déductibles à conditions que les montants ne soient pas excessifs.
#04 – CHARGES EFFECTIVES ET JUSTIFIÉES
Pour être déductibles, les charges doivent être constatées dans la comptabilité et effectivement payées.
Les charges doivent également se traduire par une diminution de l’actif net de l’entreprise. Ainsi ne sont pas déductibles les dépenses d’acquisition de matériel ou d’un fonds de commerce ou d’un pas-de- porte, ainsi que le remboursement du capital des emprunts.
La perte de valeur des actifs de l’entreprise correspond en revanche à une charge déductible constatée sous forme d’amortissements (qui correspondent à l’étalement dans le temps de la perte de valeur des actifs) ou de provisions (qui permettent d’anticiper certaines charges dans des conditions précises). Il convient également de distinguer les dépenses d’entretien qui maintiennent les actifs en bon état et qui sont immédiatement déductibles, des dépenses qui prolongent la durée d’utilisation d’un actif ou augmentent sa valeur et qui se déduisent sous forme d’amortissement. Il existe cependant une tolérance pour les dépenses d’acquisition des petits matériels et équipements d’une valeur unitaire inférieure à 500 € HT qui peuvent être comptabilisées en charges dès leur acquisition.
#05 – EXERCICE COMPTABLE DE DÉDUCTION
Les charges sont déductibles au titre de l’exercice au cours duquel elles ont été engagées. Leur déduction suit le principe de l’indépendance des exercices : quand une charge est payée au titre de l’exercice suivant, même partiellement, cette charge ne sera déductible que dans l’exercice suivant. Inversement une charge de l’exercice non encore facturée peut être anticipée. La déduction des charges suit également le principe du rattachement des charges aux produits. Ainsi, seuls les achats de marchandises revendues dans l’exercice sont déductibles. Les marchandises non revendues et les produits non consommés en fin d’exercice comptable sont comptabilisés en tant que stocks et leur déduction n’interviendra qu’ultérieurement.
Conclusion
Le principe de déduction des charges des entreprises paraît au premier abord très simple, mais s’avère en réalité nettement plus complexe. Il est donc important d’en connaître les principes généraux afin de les comprendre. Par ailleurs, il est indispensable de respecter les conditions formelles de déduction en s’assurant que l’on dispose de toutes les pièces justificatives nécessaires. Sans elles, il ne sera pas possible d’établir une comptabilité fiable. Il paraît également indispensable de faire appel aux services d’un expert-comptable afin de sécuriser ces déductions et de les gérer de manière optimale.
