Logiciels de caisse : panorama des solutions existantes

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Avec la mise en application de la réglementation sur les logiciels de caisse au 1er janvier 2018, les retardataires pressent le pas pour s’équiper d’un logiciel aux normes. Mais que nous impose concrètement cette mesure ? Quel logiciel choisir ? La majorité propose les fonctions de base, alors qu’est-ce qui les distingue les uns des autres ? Réponses ci-dessous.

 

 

Quel est l’objectif de cette réglementation ?

 

Elle va être mise en place afin de lutter contre la fraude à la TVA, liée à l’utilisation de logiciel ou système de caisse informatique permettant la dissimulation de recettes qui est une manière pour certains commerçants de diminuer le chiffre d’affaires officiel pour contourner la collecte de la TVA. La fraude à la caisse enregistreuse représenterait, selon des données fournies par Bercy, environ 3 milliards d’euros sur les 14 milliards de perte pour l’État. À compter du 1er janvier, avec l’obligation du logiciel de caisse, il sera impossible de reconstituer des tickets de caisse où ont été soustraits des paiements en espèce des recettes de la comptabilité.

 

 

Tous les coiffeurs, même ceux qui n’ont pas informatisé leur salon, sont-ils concernés ?

Contrairement aux idées reçues, il n’existe aucune obligation pour un gérant de salon de s’équiper d’un logiciel et/ou d’un système informatique. Mais les obligations de tenue de compte s’imposent à tous et sont assez lourdes. L’administration précise qu’elle concerne tous les assujettis à la TVA enregistrant les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité, de gestion ou un système de caisse, qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public.

À quels critères doit répondre un logiciel de caisse pour avoir la certification NF 525 ?

Si vous êtes déjà en possession d’un logiciel de caisse, il vous suffit de le remplacer ou de demander à votre éditeur d’effectuer une mise à jour. Mais attention, il doit satisfaire quatre conditions majeures : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données. Si c’est le cas, vous pourrez obtenir un certificat de conformité par un organisme accrédité ou une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.

Quelles pièces devra-t-on fournir lors des contrôles ?

La loi impose la prise en compte et le respect des obligations légales en matière de conservation et de présentation de la documentation jugée indispensable à l’administration fiscale. Il faudra fournir le détail de toutes les opérations d’encaissement réalisées par votre système de caisse. Sont notamment concernés :

– le double de chaque fiche de caisse

– le détail des prestations pour tout ticket égal ou supérieur à 76 euros

– le détail des prestations et ventes (pas de chiffre d’affaires global)

– le détail journalier des recettes – espèces/cartes bancaires

– les statistiques mensuelles par collaborateur…

Ces obligations étant lourdes en termes de gestion, on comprend désormais l’intérêt de s’informatiser afin d’éviter les erreurs de saisie manuelle et de perdre du temps en paperasses.

 

Que risque-t-on si l’on est en possession d’un système non certifié ?

En cas de contrôle, vous serez passible d’une amende de 7 500 euros si vous n’êtes pas en possession d’un certificat de conformité. Vous aurez alors 30 jours pour le produire et il devra être obligatoirement daté au jour du contrôle. Il ne faut donc pas attendre le dernier moment pour effectuer votre mise à jour ou installer un logiciel certifié. Important : Ne disposant pas de la certification, l’emploi de tout logiciel libre ou de tableur est interdit.

 

Quelles sont les solutions certifiées ?

 

Vous êtes concerné(e) par cette réglementation ? Il est temps de faire une mise à jour de votre logiciel de caisse ou de changer de matériel. Une étape déplaisante mais nécessaire pour être conforme aux nouvelles spécifications fixées par la loi de finances 2016. Aujourd’hui, les solutions certifiées ne manquent pas sur le marché et il n’est pas toujours évident de distinguer les avantages et spécificités de chacun (hormis le facteur prix). À vous de sélectionner celui qui vous convient le mieux.

 

LISTING non exhaustif par ordre alphabétique

 

3CI SOLUTIONS Le confort du tactile et la souplesse d’un PC dans une seule machine Nombre de salons équipés : + de 10 000 Les + : couponing personnalisé, fonction de parrainage, caisse tactile avec imprimante de tickets intégrée, offres d’assistance sur mesure

FIDUCIAL MEDIA COIF Le logiciel des TPE pour un gain de temps au quotidien. Nombre de salons équipés : 5 000 Le + : la Media Coif Box pour une informatisation clé en main, en un seul achat et abonnement tout compris pour les salons jusqu’à 3 collaborateurs. Inclus : logiciel, matériel (tablette, imprimante tickets, douchette caisse et station d’accueil), page Web e-coif et services d’accompagnement

FLEXYBEAUTY Un logiciel ludique, facile d’accès, tout-en-un pour plus d’autonomie pour le coiffeur et le client. Destiné aux salons de coiffure, instituts de beauté et spa. Caisse certifiée 2018. Nombre de salons équipés : + de 2 000 Les + : un seul agenda pour gérer tous vos plannings de réservation (si vous êtes présents aussi sur Treatwell et Balinea, partenaires FlexyBeauty), boutique en ligne et application mobile.

HAIR NET Une solution à la fois complète et économique, sans engagement. Nombre de salons équipés : + de 3 500 salons Les + : l’assistance gratuite, la chaîne YouTube, les mises à jour gratuites, le club Hair Net pour partager vos astuces et bénéficier d’offres exceptionnelles spécialement négociées pour les membres.

IKOSOFT Logiciel de gestion informatique complet à la pointe de la technologie. Nombre de salons équipés : 18 000 répartis dans 35 pays Le + : 4 versions de logiciel

LS COIFFURE Solution tout-en-un pour une gestion simple et intuitive de votre salon. Nombre de salons équipés : 2 000 sur le marché francophone Le + : l’application reliée à votre montre connectée et synchronisée à votre agenda pour vous notifier vos prochains rendez-vous. Incluse dans le pack Business (facultatif à 9,90 € HT/mois)

N’HAIR Solution complète conforme à la législation 2018 Le + : fonctionne aussi sans internet

NOA Solution informatique 100 % Web d’entrée de gamme de Hair Net, distribuée par Coiff’idis Nombre de salons équipés : 200 Les + : la facilité d’utilisation, les services complémentaires dès janvier 2018 (marketing, prise de rendez vous, boutique en ligne, site Internet…)

PLANITY Plate-forme de rendez-vous en ligne simple et immédiate 24h/24, 7j/7, réservée aux salons de coiffures, barbiers et instituts, qui enrichit son offre avec un logiciel de caisse certifié. Nombre de salons équipés : + 600 Les + : application Agenda en ligne, page personnalisée en ligne (réservation depuis votre site Internet ou la page Facebook)

SHORTCUTS Logiciel avec vingt ans d’expertise pour entreprises indépendantes, groupes et franchises. Nombre d’utilisateurs : 14 000 répartis dans 45 pays Le + : appli personnalisée MyApp pour prendre rdv, avoir accès aux infos pratiques et actualités de votre salon

WAVY Application de caisse simplifiée iOS sur tablette et smartphone, avec outils marketing pour développer votre communication digitale. Nombre de salons équipés : + de 650 Le + : gestion du salon à distance, même sans connexion Internet

 

 

 

Comparatif sous forme de tableau… (fait au 4ème trimestre 2017)

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